В условиях большого количества договоров и сложной системы распределения финансов организации автоматизация работы с договорами приобретает очевидную актуальность. Для решения этой задачи предлагается система «Договоры и финансы», которая позволит систематизировать деятельность планового, экономического, договорного, финансового отделов и руководителей.
Решаемые задачи:
Централизованное ведение информации по договорам, регистрация договоров и связывание с ними дополнительных документов – (дополнительные соглашения, протоколы разногласий, работы по договору, поручения, замечания).
Оперативный контроль исполнения договоров – контроль сроков выполнения работ, сроков оплат, контроль ответственных лиц.
Учет распределения финансов – составление смет оплаты по различным источникам финансирования, по бюджетам, по статьям расходов с разбивкой суммы поквартально, внесение информации по годовой смете.
Управление расходами – внесение информации об оплатах по договорам с указанием статьи расхода, № и даты платежного поручения, суммы оплаты, вычисление остатка от суммы договора, а также прочие расходы (вне договоров).
Просмотр информации по требуемому критерию, например:
– по ответственному сотруднику;
– по наименованию организации;
– по количеству и сумме заключенных договоров;
– по размеру плана и факта оплаты;
– по статусу договора: действующий;
– расторгнутый, завершенный.
Оперативный анализ финансово-договорной деятельности
– Сумма заключенных договоров, сумма оплат на данный момент, остатки сумм.
– Анализ планов и оплат по различным источникам финансирования, сравнение по статьям расходов смет по договорам с общей годовой сметой.
– Сравнение различных финансовых данных по подразделениям организации, по ответственным сотрудникам и др.
Формирование различных отчетов (около 30 форм) как за период времени, так и на текущий момент.
– Анализ исполнения заключенных договоров.
– Приложения №1 и №2 к постановлению КМ РТ №617 от 22.10.02 г.
– Сведения по договорам (по источникам финансирования, статьям расходов, подразделениям т.д.).
– Оплаты по источникам финансирования за определенный период времени и т.д.
Формирование любых отчетных форм по желанию заказчика.
Результаты внедрения:
– упрощение поиска информации по договорам, увеличение сохранности информации,
– повышение эффективности работы с договорами (уменьшение сроков подготовки документов и их согласования, сроков исполнения договоров),
– повышение эффективности работы компании в целом (оперативное формирование бюджетов и планирование движения денежных средств),
– усиление контроля над расходами, контроль загрузки исполнителей по договорам,
– сокращение сроков оперативного анализа финансово-договорной деятельности и принятия решений по оптимизации затрат.
Приложение | Размер |
---|---|
Презентация Договоры и Финансы.pps | 2.85 Мб |
Процедура работы в ДиФ.doc | 4.42 Мб |